Konica Minolta se prosazuje v oblasti správy dokumentů a firemních procesů. Společnosti TON, českému výrobci ohýbaného nábytku, dodala řešení pro oběh elektronických účetních dokumentů, firemní komunikaci a nástroj pro podporu řízení projektů. Pomůže tím ke zvýšení efektivity fungování celé společnosti a k dosažení významných časových i finančních úspor. Ty mohou u středně velké firmy dosáhnout až stovek tisíc korun za rok.

„Podařilo se nám zkrátit čas zpracování přijatých faktur z 15 na 3 dny. Výrazně jsme také zjednodušili systém vyhledávání dokumentů, zajistili přehled o aktivách jednotlivých úseků a přispěli k modernizaci podnikového intranetu,“ uvedl Pavel Štěpán, obchodní ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Celý systém je navíc přístupný přes webový prohlížeč. Nevyžadoval tedy žádnou instalaci na uživatelských stanicích, a je tak možné jej využívat odkudkoli.“

Zavedení řízených procesů a elektronických dokumentů umožňuje firmám zrychlit práci s informacemi a zjednodušit fungování při současném snížení nákladů. Digitalizací faktur, podporou zpracování a řízením jejich oběhu může středně velká firma dosáhnout úspor až půl milionu korun. Nejde ale pouze o faktury. Naše řešení umožňují firmám automatizovat libovolný proces.,“ upřesnil P. Štěpán.

Řešení Konica Minolta umožnilo společnosti TON automatizovat dosavadní způsob ručního přepisu faktur. „Tím jsme snížili chybovost a předešli nebezpečí ztráty či zpoždění ve schválení faktur. Konica Minolta nám rovněž zavedla centrální úložiště obchodních smluv a výrobní dokumentace, stejně jako prostředí pro komunikaci spojenou s jednotlivými projekty. Většinu dodatečných či běžných úprav celého řešení jsme navíc schopni provést vlastními silami. S dodavatelem tak řešíme už jen složitější požadavky,“ sdělil Tomáš Gadas, CIO společnosti TON.

Do oblasti softwarových služeb spojených s dokumenty vstoupila Konica Minolta zhruba před dvěma roky. Je stabilním Gold partnerem společnosti Microsoft a výhradním distributorem BPM softwaru K2 blackpearl pro Českou republiku. Řešení Konica Minolta se zaměřuje na efektivní správu a řízení faktur, smluv či interních dokumentů, jako jsou směrnice, žádanky nebo personální dokumentace.

Dokumentová řešení fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů, jako jsou například částky, data splatnosti, názvy dodavatelů, produktů a dalších definovaných informací. Díky tomu je možné jednotlivé dokumenty přiřadit příslušným pracovníkům, stejně jako je propojit s ostatními podnikovými informačními systémy. Nastavením řízeného procesu je možné zefektivnit celý oběh dokumentu uvnitř firmy od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po archivaci.

Příklady úspor při zavedení řízeného oběhu faktur:

• Úspory, které lze poměrně přesně vyčíslit, vycházejí ze ztrátových časů při vyřizování urgencí a upomínek. U některých dodavatelů se dají rovněž uplatňovat tzv. bonusy za platby v termínech. Správou elektronických faktur lze také předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se odhadují celkové úspory v této oblasti ve výši 350 000–500 000 Kč ročně.
• Další úspory vycházejí rovněž z kontroly správnosti faktur. Firma o 100 zaměstnancích zpracovává 6 000 faktur ročně. U zhruba 30 % faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu. Z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 000 Kč ročně.
• Úspor je možné dosáhnout také díky jednoduchému způsobu dohledávání faktur. Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin ročně. Při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 000 Kč ročně.