Společnosti Konica Minolta a Software602 uzavřely smlouvu o spolupráci, jejímž výsledkem bude zjednodušení procesu digitalizace daňových dokladů při zachování jejich právní účinnosti. Připravované řešení splňuje veškeré nároky evropské i české legislativy na archivaci. Současně přináší potenciálním uživatelům z oblasti veřejné správy i komerčního sektoru jistotu, že digitalizovaný doklad bude akceptován úřady.

„Zákazníkům chceme dát jistotu, že digitalizované daňové doklady obstojí při jednání s úřady, a to v jakkoliv vzdálené budoucnosti a v každém evropském státě. Proto jsme si jako partnera vybrali firmu Software602, která veškeré požadované normy nejen pečlivě dodržuje, ale podílí se i na jejich vytváření,“ uvedl Jiří Jelínek, ředitel divize Business Development společnosti Konica Minolta

„Digitalizace dokumentů přináší úspory času zaměstnanců, finančních prostředků i lepší ochranu informací. Každý elektronický dokument dnes můžeme připravit na dlouhodobou archivaci podle norem vyžadovaných legislativou a udržovat jej v právně použitelném stavu tak dlouho, jak bude zapotřebí,“ vysvětlil Antonín Drahovzal, obchodní ředitel pro komerci a samosprávu v Software602.

Díky spolupráci Software602 a Konica Minolta bude možné papírové dokumenty (zejména daňové doklady a jejich přílohy) po příchodu do organizace naskenovat a přímo na multifunkčních zařízeních převést do oficiálního archivačního formátu PDF/A. Jeho součástí může být elektronický podpis nebo elektronická značka pro ověření, že v elektronickém dokumentu nedošlo k žádným změnám, případně i časové razítko, které zafixuje ověření v čase. Dokument následně může být uložen v Elektronickém archivu Software602 nebo v jiném úložišti.

„Výsledkem naší spolupráce bude, že každý i bez znalosti pojmů, aplikací a postupů bude moci velmi jednoduše převést a uložit dokument, který bude splňovat všechny náležitosti dlouhodobé archivace. Celý proces nastavíme tak, že jediné, co zbyde na uživatele, bude vložit dokument a stisknout správné tlačítko,“ doplnil J. Jelínek.

Do společných projektů přináší každá z partnerských firem to, v čem vyniká. Konica Minolta tisk a digitalizaci dokumentů, vytěžování jejich obsahu a služby související s provozem multifunkčních zařízení. Software602 zase práci s archivačními formáty, elektronickým podpisem, časovými razítky a dlouhodobou archivací dokumentů při detailním dodržení norem vyžadovaných evropskou a českou legislativou.