Pokrývá přitom veškeré procesy a postupy potřebné pro řízení dokumentů včetně vlastních procesů s nimi spojených bez ohledu na konkrétní normu nebo legislativu.

„Možnost automatizovat procesy spojené s řízením dokumentace významně ulehčí práci zejména manažerům kvality. A to nejen práci, kterou mají s vývojem jednotlivých směrnic, ale zejména usnadní organizaci procesu seznamování zaměstnanců s příslušnými dokumenty i následné prokázání, že se konkrétní zaměstnanec s dokumentem seznámil. Ať už se jedná o seznámení s dokumenty při nástupu nového zaměstnance, anebo seznámení příslušné skupiny zaměstnanců při aktualizaci vybraného interního předpisu,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Modul řízené dokumentace je univerzálně použitelný pro širokou škálu oborů a firem. V modulu jsou předdefinované potřebné procesy a parametry k naplnění požadavků norem.  Každý zaměstnanec má k dispozici vždy dokument, který potřebuje ke své práci, v aktuálně platném znění. Centrální správa všech dokumentů řídí oprávnění přístupu k jednotlivým souborům. Modul zároveň sleduje platnost jednotlivých dokumentů nebo umí jednoznačně prokázat seznámení zaměstnanců s jeho obsahem. Systém DMS eDoCat centralizuje všechny informace o řízené dokumentaci a může automatizovat oběh dokumentů dle nastaveného workflow. Modul kontinuálně iniciuje pravidelný přezkum platnosti dokumentace. Podstatně se tak snižuje časová i administrativní náročnost sběru dat potřebných pro vývoj a implementaci různých druhů směrnic v rámci systému managementu kvality, a to včetně evidence revizí a změn. Nechybí ani možnost řízeného přesunu expirovaných dokumentů do archivu.

„Nasazení DMS eDoCat přináší firmám podstatné snížení nákladů spojených s administrativou a zefektivňuje procesy. Přitom je samotný systém finančně nenáročný, protože vychází z open source softwaru,“ dodává Pavel Nykl.

Systém eDoCat je postaven na platformě Alfresco Community Edition a je k dispozici jak v on-premise modelu provozovaném na vlastní IT architektuře zákazníka, tak v cloudovém provedení v režimu software jako služba (SaaS).

Výkonný a robustní systém pro podporu centrální správy dokumentů s řízením jejich oběhu pomocí workflow eDoCat postavila společnost Onlio na platformě Alfresco Community Edition a v první verzi jej představila v roce 2011. V reakci na požadavky firemních zákazníků využívajících datové schránky a Registr smluv přichází Onlio s těsnější integrací na oba tyto systémy, která umožní využívat všech výhod řešení eDoCat právě i při komunikaci prostřednictvím datových schránek a při práci s centrální evidencí smluv.

Díky přímému napojení na systém datových schránek lze pomocí workflow nastavit komunikaci tak, že příjem zprav probíhá automaticky přímo z datové schránky – s plnou podporou zpracování zprávy jako dokumentu na úrovni systému eDoCat. Automatizovaný oběh zpráv navazující na jejich příjem ocení všechny právnické a fyzické osoby, které mají povinnost používat Informační systém datových schránek, zejména pak organizace komunikující jménem svých klientů. Například tedy účetní společnosti, které na základě plné moci jednají za klienta s finančním úřadem, nebo advokátní kanceláře.

Obdobná integrace je k dispozici i pro centrální Registr smluv, a to včetně automatizovaného odesílání anonymizované podoby smlouvy přímo ze systému eDoCat. Odpadá tak nutnost využívat webové rozhraní registru a nahrání smlouvy díky tomu probíhá z prostředí, na které jsou uživatelé eDoCat zvyklí.

„Velmi dobře si uvědomujeme, že práce s dokumenty může být opravdu náročná. Zejména pak tehdy, pokud je nutné vedle standardně používané aplikace nárazově využívat i další aplikace třetích stran. A přesně to je případ systémů datových schránek a Registru smluv, kdy například u datových schránek umožňuje eDoCat odesílat zprávy včetně všech příloh,“ uvádí Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. „Naším cílem je nabídnou zákazníkům funkce, díky kterým nemusí opouštět prostředí systému eDoCat a budou mít k dispozici všechny výhody řízeného oběhu dokumentů i v případě komunikace pomocí datových schránek a při práci s centrálně evidovanými smlouvami. Tedy funkce, které jim umožní využívat oba systémy mnohem efektivněji.“