Konica Minolta představila novou komplexní službu pro digitalizaci v segmentu veřejné správy. Úřadům nabízí jak vybavení skenovacího pracoviště nutným hardwarem, tak i následnou instalaci softwaru a servis.

Nové řešení se skládá z multifunkčního zařízení nebo samostatného skeneru, které lze doplnit o čtečku čárových kódů. Součástí je rovněž software zajišťující optimalizaci naskenovaných dokumentů. Ty jsou poté automaticky pojmenovány, převedeny do editovatelného formátu PDF/A, a v digitální podobě uloženy na příslušné místo rejstříku živnostenského podnikání. „Pracovníci úřadů mohou celý proces digitalizace řídit z jediné aplikace. Ta jim umožňuje spustit skenování, zobrazit náhled dokumentů, jejich případnou úpravu i kontrolu výsledného uložení.“ doplnil P. Mikulec.

Konica Minolta se dlouhodobě zaměřuje na rozvoj digitalizačních služeb a jejich přizpůsobování individuálním požadavkům zákazníků. Jako první oslovila s podobným řešením v loňském roce účetní společnosti, daňové poradce, auditory a právní kanceláře.

Malé i velké organizace, pro které bylo dosud takové profesionální řešení obtížně dostupné, tak mohou naplno využívat možností, které jim skýtá kombinace vysoce výkonného a spolehlivého skeneru OKI a špičkové OCR technologie. Ta provádí digitalizaci tištěných textů do elektronické formy, se kterou lze pak v počítači dále pracovat jako s běžným textem.

ABBYY Recognition Server nabízí automatickou vysoce přesnou konverzi dokumentů do elektronické formy včetně rozpoznávání jejich obsahu. To znamená, že multifunkce OKI teď umí papírové dokumenty převádět do formátů MS Office (Word, Excel, PowerPoint), prohledávatelných PDF souborů a pracují také se stále častěji používaným formátem PDF/A určeným pro archivační účely. Inteligentní ABBYY OCR a technologie konverze PDF poskytují vysoce přesné výsledky a umožňují rozpoznat až 190 jazyků, včetně češtiny a slovenštiny.

„Pro pohodlnou práci s touto technologií doporučuje OKI použít multifunkce řady MB700/MC700, které disponují velkým uživatelským barevným LCD displejem, rychlým skenerem a vysokým komfortem obsluhy,“ říká Jan Ftáčnik, technický ředitel společnosti Oki Systems (Czech and Slovak).

Profesionální multifunkční tiskárny OKI se spolehlivou LED technologií doplněné špičkovou OCR technologií jsou základem pro skutečně efektivní dokument management i v menších firmách. „Novinka je vhodná pro organizace, které zpracovávají velké množství dokumentů nebo digitalizují firemní papírové archívy. „Papír je stále důležitým nosičem informací pro mnoho obchodních procesů, avšak nasazení inteligentního document managementu mohou společnosti dosáhnout v této oblasti až 30% úspor. Velkým benefitem je také fakt, že elektronické dokumenty lze snadno prohledávat a opakovaně využívat,“ uzavírá Jan Ftáčnik.

„Zákazníkům chceme dát jistotu, že digitalizované daňové doklady obstojí při jednání s úřady, a to v jakkoliv vzdálené budoucnosti a v každém evropském státě. Proto jsme si jako partnera vybrali firmu Software602, která veškeré požadované normy nejen pečlivě dodržuje, ale podílí se i na jejich vytváření,“ uvedl Jiří Jelínek, ředitel divize Business Development společnosti Konica Minolta

„Digitalizace dokumentů přináší úspory času zaměstnanců, finančních prostředků i lepší ochranu informací. Každý elektronický dokument dnes můžeme připravit na dlouhodobou archivaci podle norem vyžadovaných legislativou a udržovat jej v právně použitelném stavu tak dlouho, jak bude zapotřebí,“ vysvětlil Antonín Drahovzal, obchodní ředitel pro komerci a samosprávu v Software602.

Díky spolupráci Software602 a Konica Minolta bude možné papírové dokumenty (zejména daňové doklady a jejich přílohy) po příchodu do organizace naskenovat a přímo na multifunkčních zařízeních převést do oficiálního archivačního formátu PDF/A. Jeho součástí může být elektronický podpis nebo elektronická značka pro ověření, že v elektronickém dokumentu nedošlo k žádným změnám, případně i časové razítko, které zafixuje ověření v čase. Dokument následně může být uložen v Elektronickém archivu Software602 nebo v jiném úložišti.

„Výsledkem naší spolupráce bude, že každý i bez znalosti pojmů, aplikací a postupů bude moci velmi jednoduše převést a uložit dokument, který bude splňovat všechny náležitosti dlouhodobé archivace. Celý proces nastavíme tak, že jediné, co zbyde na uživatele, bude vložit dokument a stisknout správné tlačítko,“ doplnil J. Jelínek.

Do společných projektů přináší každá z partnerských firem to, v čem vyniká. Konica Minolta tisk a digitalizaci dokumentů, vytěžování jejich obsahu a služby související s provozem multifunkčních zařízení. Software602 zase práci s archivačními formáty, elektronickým podpisem, časovými razítky a dlouhodobou archivací dokumentů při detailním dodržení norem vyžadovaných evropskou a českou legislativou.