„Možnost spojení desítek dokumentů pod jediné časové razítko otevírá cestou k plné digitalizaci pro většinu firem. Ty podle našich zkušeností doposud odrazovala právě povinnost nákupu velikého množství těchto razítek. V kombinaci s nutností jejich obměny každé dva roky a povinností uchovávat účetní doklady po dobu deseti let to pro ně představovalo významné náklady,“ řekl Lukáš Dziadek, ECM produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „ Znalecký posudek potvrdil, že je naše řešení v souladu s legislativou.“

Zákon firmám ukládá povinnost prokázat důvěryhodnost každého elektronického dokumentu, který má mít právní platnost. Tu lze ověřit kombinací časového razítka a elektronického podpisu. Časová razítka vydává oficiální certifikační autorita a jejich ceny se pohybují od 0,5 Kč do 4 Kč, podle odebíraného objemu. Stejným způsobem lze zakoupit i certifikát opravňující k elektronickému podpisu. Ten je platný pro období v řádu let a nepředstavuje významné náklady.

Při plné digitalizaci dokumentů nemusejí firmy uchovávat fyzické originály a mohou ušetřit například i za pronájem skladů a obsluhující personál. „I nižší úrovně digitalizace však mají pro firmy význam. Usnadňují vyhledávání, správu i archivaci a celkově zrychlují a zpřesňují všechny procesy spojené se zpracováním dokumentů,“ doplnil L. Dziadek.

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich převod do elektronické podoby. Jako jediná v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů.

Příklady úspor při sloučení více dokumentů pod jedno razítko:

Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.

Konica Minolta představila novou komplexní službu pro digitalizaci v segmentu veřejné správy. Úřadům nabízí jak vybavení skenovacího pracoviště nutným hardwarem, tak i následnou instalaci softwaru a servis.

Nové řešení se skládá z multifunkčního zařízení nebo samostatného skeneru, které lze doplnit o čtečku čárových kódů. Součástí je rovněž software zajišťující optimalizaci naskenovaných dokumentů. Ty jsou poté automaticky pojmenovány, převedeny do editovatelného formátu PDF/A, a v digitální podobě uloženy na příslušné místo rejstříku živnostenského podnikání. „Pracovníci úřadů mohou celý proces digitalizace řídit z jediné aplikace. Ta jim umožňuje spustit skenování, zobrazit náhled dokumentů, jejich případnou úpravu i kontrolu výsledného uložení.“ doplnil P. Mikulec.

Konica Minolta se dlouhodobě zaměřuje na rozvoj digitalizačních služeb a jejich přizpůsobování individuálním požadavkům zákazníků. Jako první oslovila s podobným řešením v loňském roce účetní společnosti, daňové poradce, auditory a právní kanceláře.

Smart Extendable Platform (sXP) je otevřená softwarová platforma společnosti OKI, která umožňuje přizpůsobení uživatelského rozhraní s cílem hladce a efektivně začlenit všechny tiskové, skenovací a kopírovací úkoly do firemních procesů. K výhodám patří mimo jiné nižší náklady na tisk díky posunu od manuální manipulace s dokumenty k automatizovaným digitálním postupům. Kromě toho multifunkce obsahují pokročilé funkce pro management tisku, jako je vzdálená správa, sledování tiskových úloh nebo autentizace dokumentů. Umožní i menším a středním firmám začít používat plnohodnotný Document Management.

Flexibilní systémová architektura umožňuje vytváření a používání softwarových řešení optimalizovaných pro multifunkční tiskárny, což vede ke zlepšení efektivity a produktivity práce. Zahrnuje funkce a rozhraní pro propojení externích aplikací s MFP. Externí aplikace mohou komunikovat s MFP pomocí softwarových rozhraní standardu Web services a zároveň uživatel získává schopnost ovládat externí aplikace pomocí prohlížeče internetu, který je zabudovaný v multifunkci.

Prvními zařízeními, která mohou těžit z výhod otevřené platformy sXP, byla zařízení ES9160/ES9170 a ES9460/ES9470 ve třídě A3 MFP. Multifunkční tiskárny OKI MC700 a MB700 pracují s formátem A4, ale z hlediska platformy sXP jsou úplně stejně použitelné. Další stroje budou následovat v průběhu roku 2014.

Minulý rok společnost Brother uvedla na trh barevné skenery pro kanceláře. Je nesporné, že potenciál trhu je velký. Stále roste potřeba digitalizovat dokumenty i fotografie jak v domácnostech, tak v kancelářích.

Společnost Brother tak dostála svého závazku k požadavkům trhu a rozšířila možnosti použití svých produktů. Nadto program Capture Pro je široce používaným a tak spolupráce se společností Kodak přinesla očekávaný výsledek – spokojené ohlasy uživatelů.

Kodak Capture Pro software umožňuje digitalizovat potřebné dokumenty, faktury či fotografie ve vysoké kvalitě. Přínosná je i funkce přímé indexace souborů a automatické odesílání do centrální databáze a Enterprise Content Management (ECM).

Nicméně tak jako mnoho multifunkčních zařízení společnosti Brother, tak i nově uvedené skenery jsou kompatibilní s ISIS. Skenery mají jako standard zabudované i programy Nuance a NewSoft, které taktéž nabízejí funkce jako Kodak Capture Pro, avšak tyto programy jsou určeny spíše pro menší společnosti.

Modely ADS-2100 a ADS-2600W skenují až 24 stránek za minutu (48 stránek při oboustranném skenování), samozřejmostí je, že mohou pracovat s různými dokumenty od papíru až po plastové karty.

Rozdíl mezi modely spočívá v zabudované síťové kartě u ADS-2600W, která umožňuje sdílení skeneru mezi zaměstnanci společnosti. Avšak u modelu ADS-2600W je možné nastavit pracovní skupiny na interní síti pomocí například Microsoft SharePoint.

Oba skenery podporují služby Cloud Dropbox, Google Docs a Evernote. Rovněž je možné využít výhod mobilního skenovaní, tedy skenovat přímo z/do chytrých telefonů, což uživatelům umožní aplikace zdarma Brother iPrint&Scan – k dispozici pro Apple iOS, Android a Windows Phone.

Ostatně nové skenery, ADS-2100 a ADS-2600W, byly uživateli velmi positivně přijaty a to díky své flexibilitě, snadnému ovládání a kvalitním výstupům, jsou tedy vhodné jak pro malé tak velké společnosti, které ocení především kompatibilitu nových A4 skenerů a zavedeného CMS.