Dokumentová řešení fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů, jako jsou například částky, data splatnosti, názvy dodavatelů, produktů a dalších definovaných informací. Díky tomu je možné jednotlivé dokumenty přiřadit příslušným pracovníkům, stejně jako je propojit s ostatními podnikovými informačními systémy. Nastavením řízeného procesu je možné zefektivnit celý oběh dokumentu uvnitř firmy od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po archivaci.

Nová služba je analogická k dlouholeté službě OPS, v rámci které Konica Minolta svým zákazníkům navrhuje optimální podobu tiskových řešení. Ta patří mezi nejžádanější služby Konica Minolta a je základem většiny uzavřených kontraktů. Analýza tiskového prostředí OPS byla doposud realizována ve stovkách případů a zákazníkům Konica Minolta pomohla ke snížení tiskových nákladů o miliony korun.

Příklady úspor při zavedení řízeného oběhu faktur:

• Úspory, které lze poměrně přesně vyčíslit, vycházejí ze ztrátových časů při vyřizování urgencí a upomínek. U některých dodavatelů se dají rovněž uplatňovat tzv. bonusy za platby v termínech. Správou elektronických faktur lze také předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se odhadují celkové úspory v této oblasti ve výši 350 000–500 000 Kč ročně.
• Další úspory vycházejí rovněž z kontroly správnosti faktur. Firma o 100 zaměstnancích zpracovává 6 000 faktur ročně. U zhruba 30 % faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu. Z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 000 Kč ročně.
• Úspor je možné dosáhnout také díky jednoduchému způsobu dohledávání faktur. Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin ročně. Při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 000 Kč ročně.

Malé i velké organizace, pro které bylo dosud takové profesionální řešení obtížně dostupné, tak mohou naplno využívat možností, které jim skýtá kombinace vysoce výkonného a spolehlivého skeneru OKI a špičkové OCR technologie. Ta provádí digitalizaci tištěných textů do elektronické formy, se kterou lze pak v počítači dále pracovat jako s běžným textem.

ABBYY Recognition Server nabízí automatickou vysoce přesnou konverzi dokumentů do elektronické formy včetně rozpoznávání jejich obsahu. To znamená, že multifunkce OKI teď umí papírové dokumenty převádět do formátů MS Office (Word, Excel, PowerPoint), prohledávatelných PDF souborů a pracují také se stále častěji používaným formátem PDF/A určeným pro archivační účely. Inteligentní ABBYY OCR a technologie konverze PDF poskytují vysoce přesné výsledky a umožňují rozpoznat až 190 jazyků, včetně češtiny a slovenštiny.

„Pro pohodlnou práci s touto technologií doporučuje OKI použít multifunkce řady MB700/MC700, které disponují velkým uživatelským barevným LCD displejem, rychlým skenerem a vysokým komfortem obsluhy,“ říká Jan Ftáčnik, technický ředitel společnosti Oki Systems (Czech and Slovak).

Profesionální multifunkční tiskárny OKI se spolehlivou LED technologií doplněné špičkovou OCR technologií jsou základem pro skutečně efektivní dokument management i v menších firmách. „Novinka je vhodná pro organizace, které zpracovávají velké množství dokumentů nebo digitalizují firemní papírové archívy. „Papír je stále důležitým nosičem informací pro mnoho obchodních procesů, avšak nasazení inteligentního document managementu mohou společnosti dosáhnout v této oblasti až 30% úspor. Velkým benefitem je také fakt, že elektronické dokumenty lze snadno prohledávat a opakovaně využívat,“ uzavírá Jan Ftáčnik.

Smart Extendable Platform (sXP) je otevřená softwarová platforma společnosti OKI, která umožňuje přizpůsobení uživatelského rozhraní s cílem hladce a efektivně začlenit všechny tiskové, skenovací a kopírovací úkoly do firemních procesů. K výhodám patří mimo jiné nižší náklady na tisk díky posunu od manuální manipulace s dokumenty k automatizovaným digitálním postupům. Kromě toho multifunkce obsahují pokročilé funkce pro management tisku, jako je vzdálená správa, sledování tiskových úloh nebo autentizace dokumentů. Umožní i menším a středním firmám začít používat plnohodnotný Document Management.

Flexibilní systémová architektura umožňuje vytváření a používání softwarových řešení optimalizovaných pro multifunkční tiskárny, což vede ke zlepšení efektivity a produktivity práce. Zahrnuje funkce a rozhraní pro propojení externích aplikací s MFP. Externí aplikace mohou komunikovat s MFP pomocí softwarových rozhraní standardu Web services a zároveň uživatel získává schopnost ovládat externí aplikace pomocí prohlížeče internetu, který je zabudovaný v multifunkci.

Prvními zařízeními, která mohou těžit z výhod otevřené platformy sXP, byla zařízení ES9160/ES9170 a ES9460/ES9470 ve třídě A3 MFP. Multifunkční tiskárny OKI MC700 a MB700 pracují s formátem A4, ale z hlediska platformy sXP jsou úplně stejně použitelné. Další stroje budou následovat v průběhu roku 2014.

„V minulých letech byla digitalizace chápána jako investice do budoucna. Menší společnosti zpochybňovaly její smysl a přímý finanční efekt. Výzkum potvrdil, že tyto premisy již neplatí. Změny v uvažování jsou dány jednodušší dostupností sofistikovaných IT řešení, která umožňují významné časové i finanční úspory,“ řekl Pavel Štěpán, obchodní ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Vzhledem k snižování cen technologií nejsou již pořizovací náklady překážkou. V oblasti řízení dokumentů se díky tomu smazává rozdíl ve fungování velkých nadnárodních společností a malých podniků.“

Do výzkumu Konica Minolta se zapojilo 632 společností. Polovinu z nich tvořily firmy, které zaměstnávají 50 a méně zaměstnanců. Právě jejich odpovědi ukázaly na růst poptávky po digitalizačních službách. Zájem o ně projevila nadpoloviční většina. Firmy současně odpověděly, že až dosud převodu dokumentů do digitální podoby nevěnovaly pozornost, protože to považovaly za časově náročnou činnost bez odpovídajícího finančního dopadu. Naopak více než 70 procent z 300 dotázaných podniků s více než sto zaměstnanci již proces digitalizace dokumentů zahájilo anebo úspěšně dokončilo. V případě 50 společností nad pět set zaměstnanců šlo dokonce téměř o 90 procent.