Sharp uvádí na trh novou verzi Cloud Portal Office; jednoduchého systému pro správu dokumentů, navrženého se zvláštním ohledem na podniky malé a střední velikosti. Cloud Portal Office umožňuje SMB uživatelům nákladově efektivně digitalizovat úkony, běžně zahrnující práci s tištěnou dokumentací a automatizovat datové procesy. Tato automatizace, jež šetří čas a zvyšuje produktivitu, byla dříve dostupná větším korporacím za využití sofistikovaných a nákladných řešení.

Mimo to, že slouží jako úložiště digitálních souborů s možností vzdáleného přístupu, zahrnuje Cloud Portal Office celou řadu funkcí navržených pro zlepšení způsobu, jímž SMB pracují s dokumenty. Mezi tyto funkce se řadí možnost automatizovat ruční a opakované úkony pomocí nástrojů z portfolia Optimalizovaného software Sharp.

Rob Davis, Managed Content Services Business Manager v Sharp Europe, uvedl: „Nejnovější verze Cloud Portal Office konečně SMBumožní proces digitální transformace a uvolní větší množství času jinak věnovaného monotónním administrativním činnostem a umožní vyšší agilitu a konkurenceschopnost těchto podniků. Existuje významný potenciál pro zefektivnění těchto procesů.“

Mnoho administrativních úkonů v podnicích stále zahrnuje práci s informacemi tištěnými na papíře nebo mix informací na papíře a v digitální podobě, kde někdo musí zadávat informace z kusu papíru do digitálního systému, nebo ručně zakládat dokumenty. Tento proces je časově náročný, únavný a náchylný na lidskou chybu. Je také demotivující; výzkum provedený společností Sharp odhalil, že třetina kancelářských pracovníků v Evropě (31 %) popsala své pracovní prostředí negativně, protože tráví příliš času prováděním „nudných“ administrativních úkonů.

Cloud Portal Office v kombinaci s portfoliem Optimalizovaného software Sharp, umožňuje podnikům automaticky zaznamenávat data v průběhu skenování, štítkování digitalizovaných dokumentů a jejich směřování ke konkrétním uživatelům nebo skupinám na základě předem definovaných pravidel. Služba je flexibilní a lze ji upravit dle specifických potřeb jakéhokoli podniku.

Příchozí pošta je otevírána a skenována za pomoci multifunkční tiskárny (MFP) Sharp  Klíčové informace jako jsou jméno a adresa odesilatele, jméno příjemce a příslušné datum jsou extrahovány pomocí metody optického rozpoznávání znaků (OCR). Cloud Portal Office následně zakládá naskenované dokumenty do složek příjemců a ti obdrží e-mailem upozornění s příslušným odkazem.

Jakmile je digitální pošta v systému, dochází k vytvoření prověřovacího záznamu, jenž zvyšuje viditelnost a lepší pochopení toho, jakým způsobem informace prochází podnikem. Veškerá zdržení a úzká místa lze snadno identifikovat a vyřešit.

V případě pokročilejších procesů jako je nakládání s fakturami, přináší digitalizace dokumentu ihned po příchodu do podniku, menší zdržení úhrad, zlepšení vztahů s dodavateli a zabránění výskytu penále.

Faktury jsou skenovány pomocí MFP Sharp a modul pro pokročilou extrakci dat umožňuje systému extrahovat řádkové položky pomocí OCR a následně je spárovat s čísly existujících NO. Faktury jsou následně uloženy do Cloud Portal Office a osoba oprávněná k jejich autorizaci obdrží e-mailem upozornění. Po jejich schválení je aktualizován účetní systém a fakturu je možno uhradit.