Budoucnost kanceláří je zcela jistě digitální, tvrdí to většina firem oslovených v průzkumu společnosti Canon. Zároveň ale přiznávají, že se zatím bez papíru obejít neumějí. Tři čtvrtiny reprezentativního vzorku českých firem stále veškeré smlouvy, objednávky či další vnitřní procesy řeší výhradně na papíře. O poznání lepší je jejich připravenost na práci na dálku. Vše potřebné pro home office dnes má už každý druhý podnik.
Přetrvávající „papírovost“
českých firem v rámci výsledků průzkumu společnosti Canon[1] podtrhuje fakt,
že polovina oslovených automaticky tiskne veškeré dokumenty, faxy a
elektronické faktury dříve, než jsou postoupeny k dalšímu zpracování.
Podobně tak zhruba každá druhá firma většinu důležitých věcí projednává
v papírové podobě a stejně je i ukládá.
„Ve výsledcích našeho průzkumu se
projevuje určitý konzervatismus českých kanceláří. Šanon je pro firmy stále
více než cloud. Polovina respondentů si ale také stěžuje, že je v práci
zavalena papírem a papírovými procesy. Tam, kde vlastní multifunkční
kancelářská zařízení, téměř z poloviny přiznávají, že jej využívají spíše
pro kopírování než skenování. Což je také výmluvné,“ říká Eva Kučmášová, ředitelka korporátní a marketingové
komunikace společnosti Canon.
I přes přetrvávající důraz na papír nelze říci, že by české firmy digitalizaci svých dokumentů nepovažovaly za jedno z vůdčích témat. Důležitost toho, aby procesy probíhaly elektronicky, však podle dat z průzkumu významně roste s velikostí firmy. U velkých podniků s ročním obratem přes 1,25 miliardy korun je tato důležitost na 72 %, naopak u malých firem s obratem do 3 milionů je bezpapírovost důležitá pouze z 53 %.
„Těší nás, že si větší firmy stále více uvědomují prostor pro navýšení efektivity svého provozu skrze posun do opravdu digitální kanceláře. Snižuje se tím nejen zatížení životního prostředí, ale také všech zaměstnanců, kteří dnes zbytečně ztrácejí čas a nervy při hledání založeného klíčového dokumentu. Tento trend podporuje také historicky nízká nezaměstnanost, která nutí firmy zvažovat, kde je možné lidskou sílu smysluplně nahradit,“ říká k výsledkům šéfka komunikace Canon.
Práce z domu? Jsme připraveni
V průzkumu společnosti Canon najdeme různé motivace firem pro větší digitalizaci každodenních firemních procesů. Čtyři pětiny oslovených uvádí jako důvod k přechodu na jedničky a nuly časovou efektivitu, zatímco 73 % firem má na zřeteli především úsporu nákladů. Trojici nejzmiňovanějších důvodů uzavírá umožnění práce z domova.
Polovina oslovených českých firem ale uvedla, že již nyní má veškeré zázemí a
vybavení pro plnohodnotnou práci mimo kancelář. Dalších deset procent pak hodlá
tyto nástroje zavést. „Home office je příkladem procesu, jehož vznik usnadnila
právě digitalizace dokumentů. Stále ale existují brzdy, které firmám brání v dalšímu
rozvoji soustavnější práce odkudkoliv. Příkladem jsou papírové smlouvy a
objednávky, které chodí poštou do kanceláře,“ uvádí Eva Kučmášová.
Její slova
potvrzuje fakt, že dle průzkumu služeb digitální podatelny, kterou firmám již
několik let Canon nabízí, využívá zatím pouze třetina podniků. Zavést
automatizovaný příjem, digitalizaci a distribuci pošty nyní plánuje další
desetina firem. Automatické zpracování faktur, kterých Canon Delivery Centre
v Praze a Ostravě pro klienty z celého světa zdigitalizuje a vytěží
přes deset milionů ročně, má dnes zavedena jen každá třetí firma a další
čtvrtina oslovených chce výhody tohoto procesu začít využívat.
Kvalitnější a plnohodnotnější práci z domu nahrává i fakt, že v téměř každém druhém podniku už nyní probíhají firemní porady bez tištěných podkladů. Dalších 32 % procent firem plánuje na bezpapírová interní jednání přejít v brzké budoucnosti.
„Papír z českých kanceláří zatím nijak rychle nemizí, ale podobně jako ve zbytku západní Evropy sledujeme trendy, které společně ke stále větší digitalizaci firem v Česku vedou. Výhody zkrátka již dnes výrazně převyšují náklady na zavádění nových technologií a procesů,“ shrnuje Eva Kučmášová ze společnosti Canon, která se prostřednictvím svého projektu Kancelář budoucnosti snaží nabízet inspirace a vize pro moderní pracovní prostředí.
[1] Průzkum Canonu o bezpapírovosti kanceláří proběhl v prvním pololetí roku 2019 mezi 111 českými firmami různých velikostí.
