Společnost Onlio uvádí na trh nový modul řízené dokumentace pro svůj dokument management systém eDoCat sloužící ke správě elektronických dokumentů s řízení jejich oběhu pomocí workflow. Nový modul je navržen tak, aby pomohl jak při vývoji nových interních předpisů nebo jejich aktualizaci, tak i při seznamování zaměstnanců s nimi v souladu s normami, jak vyžadují systémy managementu jakosti.

Pokrývá přitom veškeré procesy a postupy potřebné pro řízení dokumentů včetně vlastních procesů s nimi spojených bez ohledu na konkrétní normu nebo legislativu.

„Možnost automatizovat procesy spojené s řízením dokumentace významně ulehčí práci zejména manažerům kvality. A to nejen práci, kterou mají s vývojem jednotlivých směrnic, ale zejména usnadní organizaci procesu seznamování zaměstnanců s příslušnými dokumenty i následné prokázání, že se konkrétní zaměstnanec s dokumentem seznámil. Ať už se jedná o seznámení s dokumenty při nástupu nového zaměstnance, anebo seznámení příslušné skupiny zaměstnanců při aktualizaci vybraného interního předpisu,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Modul řízené dokumentace je univerzálně použitelný pro širokou škálu oborů a firem. V modulu jsou předdefinované potřebné procesy a parametry k naplnění požadavků norem.  Každý zaměstnanec má k dispozici vždy dokument, který potřebuje ke své práci, v aktuálně platném znění. Centrální správa všech dokumentů řídí oprávnění přístupu k jednotlivým souborům. Modul zároveň sleduje platnost jednotlivých dokumentů nebo umí jednoznačně prokázat seznámení zaměstnanců s jeho obsahem. Systém DMS eDoCat centralizuje všechny informace o řízené dokumentaci a může automatizovat oběh dokumentů dle nastaveného workflow. Modul kontinuálně iniciuje pravidelný přezkum platnosti dokumentace. Podstatně se tak snižuje časová i administrativní náročnost sběru dat potřebných pro vývoj a implementaci různých druhů směrnic v rámci systému managementu kvality, a to včetně evidence revizí a změn. Nechybí ani možnost řízeného přesunu expirovaných dokumentů do archivu.

„Nasazení DMS eDoCat přináší firmám podstatné snížení nákladů spojených s administrativou a zefektivňuje procesy. Přitom je samotný systém finančně nenáročný, protože vychází z open source softwaru,“ dodává Pavel Nykl.

Systém eDoCat je postaven na platformě Alfresco Community Edition a je k dispozici jak v on-premise modelu provozovaném na vlastní IT architektuře zákazníka, tak v cloudovém provedení v režimu software jako služba (SaaS).