Tisíce archivů v České republice mají nevyhovující podmínky pro dlouhodobé uložení dokumentů. Vyplývá to ze statistik Konica Minolta, která se jako přední poskytovatel dokumentových řešení zaměřuje i na revize skladovacích prostor a modernizace archivních řádů. Aktuálně ukončenou zakázkou z této oblasti je kompletní modernizace archivu pro desítky tisíc dokumentů Ochranného svazu autorského (OSA).
„Potenciál pro vylepšení dokumentových archivů nacházíme zhruba u každého třetího zákazníka. Naše řešení je vhodné pro všechny firmy, úřady či instituce, kterým nevyhovuje aktuální stav uskladnění jejich listinných dokumentů. Kompletní revitalizace archivů vede ke zvýšení bezpečnosti dat, snížení chybovosti při zpracování dokumentů a zrychlení práce,“ řekl Petr Mikulec, obchodní ředitel oblasti Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Řešení pro OSA zahrnovalo analýzu a inventarizaci veškerých uskladněných dokumentů. Zavedli jsme nový spisový řád a uskutečnili celkovou přestavbu dvoupatrového archivu.
Významnou částí celé zakázky pro OSA byla kompletní přestavba dosavadního archivu. Rekonstrukce zahrnovala například novou elektroinstalaci, vzduchotechniku nebo zavedení systému pro řízený odchod vlhkosti ze stěn. Prostory nyní odpovídají požadavkům na dlouhodobou a spolehlivou archivaci všech skladovaných dokumentů. „Součástí inventarizace dokumentů byla také jejich částečná digitalizace, chemické čištění a obnova. Zavedli jsme rovněž jednotný spisový řád, který autorskému svazu zjednoduší veškerou práci s dokumenty,“ informoval P. Mikulec.
Kromě inventarizace dokumentů zajistila Konica Minolta také projektový a koordinační dohled nad technickými aspekty celé rekonstrukce. Nově vybudovaný centrální archiv OSA zahrnuje dvě suterénní patra o celkové rozloze 130 m2. „Dispoziční úpravy a instalace pojízdných regálových systémů nám umožnily zdvojnásobení kapacity archivu a uskladnění desítek tisíc dokumentů, notovin, dobových materiálů, a hudebních nahrávek na vinylech, audiokazetách a cd, z nichž nejstarší nosič je z roku 1933. Díky tomu můžeme nyní prostory využít jako centrální úložiště pro potřeby celé budovy,“ vysvětlil Roman Strejček, předseda představenstva OSA. Zrekonstruovaný archiv bude nyní OSA využívat pro uložení gramofonových desek, knih, smluv a všech interních dokumentů.
V rámci kontraktu s OSA provedla Konica Minolta rovněž analýzu tiskového prostředí a dodala osm multifunkčních tiskových zařízení formátu A3. Nové přístroje zajistí autorskému svazu snížení ročních tiskových nákladů o pětinu původní výše.
Moderní dokumentový archiv se správně nastaveným spisovým řádem je možné doplnit o digitalizační služby a řízené procesy elektronických dokumentů. Ty vedou k dalšímu zefektivnění práce a finančním úsporám. „S řešením revitalizace archivu jsme oslovili již desítky zákazníků po celé České republice. V několika případech nyní také jednáme o rozšíření této služby právě o zavedení správy elektronických dokumentů a jejich provázání s fyzickým archivem. Našim zákazníkům to přinese další usnadnění vyhledávání a neustálý přehled o pohybu jednotlivých dokumentů,“ doplnil P. Mikulec.
